Nancy Trip|vr, 9 juli 2021|Algemeen
Sinds deze week adviseert het kabinet om maximaal de helft van de werktijd naar kantoor te
gaan. Wel op voorwaarde dat je daar anderhalve meter afstand van elkaar kunt houden. De
vraag is hoe je als werkgever dat veilig en duurzaam organiseert. Het volledig loslaten en
iedereen weer tegelijk naar het kantoor laten komen heeft niet alleen veiligheidsrisico’s, maar
leidt mogelijk ook tot problemen omdat er te weinig werkplekken op kantoor zijn.
Duurzaam weer terug naar kantoor kan in 8 stappen:
1. Onderzoek wie wil en kan thuiswerken. Veel medewerkers hebben inmiddels ruime
ervaring met thuiswerken opgedaan. In welke mate is dat bevallen? Welke medewerkers
willen blijven thuiswerken en in welke mate? Wat zijn de ervaringen met de verbondenheid
met de werkgever en collega’s? Hoe kunnen zakelijke afspraken plaatsvinden? Onderzoek dit
soort zaken door een vragenlijst onder medewerkers te verspreiden. Denk aan vragen als:
• hoe is het thuiswerken tot nu toe bevallen?
• hoeveel dagen per week zou je structureel willen thuiswerken
• waar ben je het productiefst: op kantoor of thuis?
• hoe staat het met je zelfvertrouwen?
• waar ga je thuiswerken?
• hoe blijf je zichtbaar en verbonden?
• hoe zie je de werk-privébalans?
• hoe blijf je gezond, gemotiveerd, bevlogen en betrokken?
• hoe ga je om met de eenzaamheid?
• hoe zorg je zelf voor je persoonlijke en professionele ontwikkeling?
2. Ontwikkel een thuiswerkbeleid. Wie als werkgever thuiswerken goed wil regelen, met
duidelijke criteria, voorwaarden, afspraken en middelen kan het beste een duidelijk
thuiswerkbeleid formuleren. De provincie Overijssel kan daarbij helpen. Met de
Voucherregeling Thuiswerkplannen met uitwerkpunten kunnen werkgevers subsidie ontvangen
voor ondersteuning door een externe deskundige.
3. Maak een terugkeerplan. Veel medewerkers missen het contact met collega’s. Voorkom
dat medewerkers massaal en tegelijk naar het kantoor gaan. Bepaal wie wanneer mag
terugkeren. Functies met meer, en intensiever contact met klanten en collega’s gaan als
eersten. En uiteraard de medewerkers die niet willen of kunnen thuiswerken. En wellicht
nieuwe collega’s. Vervolgens medewerkers die met creatieve en innovatieve zaken bezig zijn.
Dan de andere medewerkers. Verspreid over de week per afdeling, team of project. Het gaat
erom dat er, zeker direct na de zomer, niet direct teveel medewerkers tegelijk in het kantoor
aanwezig zijn. Leg dus vast wie je wanneer terugverwacht. Het uiteindelijke terugkeerplan
moet goed doordacht en besproken zijn met het managementteam.
4. Check de kantoorinrichting. Het besmettingsgevaar is nog niet geweken. De looproutes
door het kantoor moeten zodanig zijn ingericht dat iedereen, werkenden en bezoekers altijd
anderhalve meter afstand van elkaar kunnen houden. Is de kantoortuin corona-proof? Denk
ook aan goede ventilatie en eventueel spatschermen tussen werkplekken. Na corona gaat het
kantoor niet alleen over ruimte, maar vooral over wat er in die ruimte gebeurt. Het gaat dan
om zaken die niet digitaal kunnen plaatsvinden zoals creatieve sessies, samenwerken en
coachen en ongeplande gesprekken met collega’s.
5. Ontwikkel een duurzaam Mobiliteitsbeleid. Als medewerkers naar het kantoor
terugkeren is dit wel het moment om het zo duurzaam, flexibel en gezond mogelijk te laten
gebeuren. Volg als werkgever het Mobiliteitsprotocol. Het motto is spreiden, spreiden,
spreiden.
• Spreid thuiswerken. Kies zoveel mogelijk voor thuiswerken verspreid over de week
• Spreid vervoermiddelen. Stimuleer tot 15 km afstand fietsen naar het werk
• Spreid reistijden. Stimuleer reizen boven 15 km reizen buiten de spits
Het Mobiliteitsprotocol biedt werkgevers concrete handvatten.
6. Communiceer de plannen aan iedereen. Breng het terugkeerplan en het duurzaam
mobiliteitsbeleid nadrukkelijk onder aandacht van alle medewerkers. Bespreek de plannen wel
eerst in de OR. De terugkeervolgorde kan over de mail van medewerkers. Hoe dan ook het
waarom van het thuiswerkbeleid en de planning van de terugkeer moet vooraf bij iedereen
bekend zijn. Anders roept het onduidelijkheid en onzekerheid op. Ga met medewerkers in
gesprek over hoe voor hen het werken eruit mag komen te zien. Waar werk je het liefst en
hoe is de verhouding thuiswerken / aan de slag op de werkplek? Hoe overleggen jullie het
fijnst (digitaal/analoog of hybride)?
7. Ontwikkel nieuwe rituelen. Na anderhalf jaar thuiswerken, is terugkomst op kantoor een
bijzondere mijlpaal. Het zou raar zijn als na deze bijzondere mijlpaal we doorgaan alsof er
niets gebeurd is. Markeer zo’n moment met een nieuw ritueel. Start bijvoorbeeld met een
“terugkeer’ gesprek en een nieuwe begroeting op afstand. Of kies voor een vast thema of voor
een duidelijke boodschap om uit te dragen. Of een grappig codewoord als we niet aan de
nieuwe afspraken houden.
8. Maak een thuiswerkovereenkomst. Is duidelijk wie geregeld thuiswerkt, dan is het tijd
voor duidelijke afspraken. Dat kan kort, duidelijk en simpel zijn. Als werkgever maak je met
individuele medewerkers afspraken over zaken als de bereikbaarheid tijdens de werkdagen
thuis, de werktijden, de werkplek, de beveiliging, arbeidsomstandigheden, de vergoeding voor
een goed ingerichte werkplek thuis en een thuiswerkvergoeding.
Heeft u vragen, neem dan contact op met een van onze mobiliteitsmakelaars.