Versturen van facturen/brieven/aanmaningen

Versturen van facturen/brieven/aanmaningen

27-04-2018

De vorm van een verklaring of handeling maakt in principe niet veel uit. Een factuur of aanmaning kan ook per e-mail of postduif. Een zeer belangrijk eis is wel dat de verklaring de wederpartij moet hebben bereikt. De mondelinge melding moet zijn gehoord, de brief moet in de brievenbus zijn gevallen en de e-mail moet zijn aangekomen in de server van de wederpartij. Wanneer de ontvangst wordt betwist, dient u in principe aan te tonen dat de verklaring wél is aangekomen bij de wederpartij. Het ligt daarom voor de hand dat een schriftelijke verklaring de voorkeur heeft en dat wordt gekozen voor een verzendmethode met voldoende zekerheid, zoals een aangetekende brief of door betekening door een deurwaarder. Bepaalde omstandigheden kunnen het u makkelijker maken om te bewijzen dat de verklaring wel is aangekomen, zoals een bewijs van verzending (of ontvangst bij een aangetekende brief), een (automatische) ontvangstbevestiging of een reactie van de ontvanger. Hieruit kunt u afleiden dat de verklaring netjes is aangekomen. Zorg er daarom voor dat u een (ontvangst)bevestiging krijgt van de klant na het versturen van belangrijke correspondentie of stukken. Een aantal belangrijke eisen die de AVG aan uw organisatie stelt zijn bijvoorbeeld: 1. Overzicht
De AVG vereist dat er een overzicht bestaat van alle persoonsgegevens die zich in uw organisatie bevinden en waarvoor u deze gegevens nodig heeft. Dit betekent dat u moet inventariseren over welke persoonsgegevens u beschikt en vervolgens in kaart moet brengen met welk doel deze worden bewaard.
2. Concreet doel
U mag alleen persoonsgegevens verwerken als u daarvoor een concreet doel hebt. Het opslaan en bewaren van gegevens met de enkele reden dat u verwacht dat die gegevens in de toekomst nog van pas kunnen komen mag niet. Wees kritisch over welke persoonsgegevens u verzamelt; is het nodig om van klanten naast een mailadres ook een woonadres te hebben wanneer deze enkel via de mail worden benaderd?
3. Reden voor verwerking
U moet ook nagaan of u een reden heeft om de persoonsgegevens te verwerken. Dat mag namelijk niet zomaar. U mag bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken als u die nodig heeft om een overeenkomst met die personen uit te voeren, als u toestemming heeft van de betreffende personen (betrokkenen), of als u een wettelijke plicht daartoe heeft.