Moet u uw klanten om toestemming vragen?

Moet u uw klanten om toestemming vragen?

8-06-2018

Sinds de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming sturen veel bedrijven mailberichten aan hun klanten waarin zij  toestemming vragen om in de toekomst per e-mail met de klant te  kunnen blijven communiceren of informatie over producten en diensten te mogen sturen. Is een dergelijke mail echter verplicht? Het antwoord is nee. Uit de Handleiding AVG van de Autoriteit Persoonsgegevens blijkt dat direct marketing kan vallen onder de verwerkingsgrondslag “Gerechtvaardigd belang”. Toestemming is dan niet nodig. Vereist is namelijk dat er een “relevante en passende verhouding” is tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkingsverantwoordelijke en bestaande klanten hebben een “relevante en passende verhouding”. De verwerking kan dus worden gebaseerd op deze grondslag en is dus geen toestemming vereist. Koude acquisitie valt hier echter niet onder.
Bij beroep op “gerechtvaardigd belang” is wel van belang dat de verwerkersverantwoordelijke daarover transparant moet zijn. De verwerkingsverantwoordelijke moet steeds kunnen aangeven welk gerechtvaardigd belang zij heeft. Uit de Handleiding AVG van de Autoriteit Persoonsgegevens blijkt dat direct marketing kan vallen onder de verwerkingsgrondslag “Gerechtvaardigd belang”. Toestemming is dan niet nodig. Vereist is namelijk dat er een “relevante en passende verhouding” is tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkingsverantwoordelijke en bestaande klanten hebben een “relevante en passende verhouding”. De verwerking kan dus worden gebaseerd op deze grondslag en is dus geen toestemming vereist. Koude acquisitie valt hier echter niet onder.

Bij beroep op “gerechtvaardigd belang” is wel van belang dat de verwerkersverantwoordelijke daarover transparant moet zijn. De verwerkingsverantwoordelijke moet steeds kunnen aangeven welk gerechtvaardigd belang zij heeft. Als uitnodigingen en informatie via de post naar klanten gaan en klanten melden zich vervolgens zelf aan, is sprake van ondubbelzinnige toestemming in de zin van de AVG. In dat geval hoef je dus niet nog een aparte toestemmingmail te sturen. Tips:
– bewaar de mailtjes/brieven waarmee klanten zich inschrijven voor informatie etc. Hiermee kan je altijd aantonen dat er toestemming is voor het toezenden van informatie aan deze klanten.
– Houdt bij in het verwerkingsregister welk gerechtvaardigd belang u heeft voor het benaderen van een klant met bepaalde informatie.